문서를 작성하기 위해 알아야 할 것들.
■ 문서를 작성하기 위해 알아야 할 것들.
- 문서의 종류와 의미
▶ 기안(起案): 문서의 기초 단계로, 초안을 세움
▶ 품의(稟議): 상사에게 말이나 글로 여쭈어서 의논함
▶ 보고(報告): 상사에게 어떤 일의 내용이나 결과를 말이나 글로 알림
▶ 기획(企劃): 어떤 목표를 이루기 위해 계획함
▶ 계획(計劃): 추진해야 할 일의 절차와 방법, 규모를 미리 생각하여 계획함
직장에서 프로로 성공하기 위해서는 회사에서 중요시하고 기본으로 여기는 문서에 대한 기획 및 작성 능력이 매우 중요하다. 즉 문서를 잘 작성하기 위해서는 무엇보다도 글로 잘 정리하는 기술이 필요하다.
● 요약
1) 회사내에서 문서를 작성하기 위해서는 먼저 회사 조직과 구성원에 대해 잘 알아야 한다.
2) 문서의 성격에 맞게 글을 써야 한다. 문서는 기안서, 품의서, 보고서 등의 형식에 프로젝트 기획, 실행 계획 상신, 행사 결과 보고, 회의 소집, 비품 구입, 정산 등 다양한 상황에 맞게 작성 되어야 한다.
3) 문서의 내용을 논리적으로 잘 작성하기 위해서는 인문, 역사 관련 서적을 많이 읽어야 한다.
● 신입사원 문서 작성능력을 높이기 위한 8가지 방법
1) 출근은 정해진 시간보다 30분 일찍 하고 당일 할 일을 적어본다.
2) 퇴근 30분전에는 그 날 했던 일을 살펴보고, 다음 날 할일을 계획한다.
3) 업무노트를 통해 자신이 계획한 일에 대해 시행 여부를 반드시 체크하고 성취도를 스스로 평가하고 기록하고 관리한다.
4) 항상 수첩을 가지고 다니며 메모한다.
5) 업무 및 관련 분야와 관련된 용어를 정리하여 암기한다.
6) 업무에 관련된 보고서를 수시로 살펴보고 작성하여 본다.
7) 조직 내 구성원의 이름, 부서 등 주요 사항은 정리하고 암기한다.
8) 업무 및 관련 분야에 대한 숫자를 살펴보고 어떻게 이루어졌는지를 정리한다.
● 문서 작성 요령
문서는 보기 편하고 보는 이로 하여금 이해가 잘 되게 작성해야 한다. 문서는 그 안에 담긴 정보를 잘 전달하는게 목적이다.
1) 작성 목적을 분명히 파악한다.
: 문서를 작성하기에 앞서 먼저 목적을 파악하는 게 중요하다. 사전에 파악해야 할 것은 작성배경, 이유, 목적, 기대 효과, 지시자의 내용 및 의도, 결재 권자의 기호 등이며 이를 바탕으로 문서 작성에 필요한 정보를 수집한다.
2) 자료를 수집하고 선택한다.
: 작성 목적에 맞는 정보와 데이터를 수집하고 필요한 내용을 선택하도록 한다.
3) 초안을 작성 한다.
: 수집한 자료를 바탕으로 문서의 작성 목적에 맞게 초안을 만든다. 초안이 완성되면 업무를 지시한 상사나 함께 추진할 사람들과 협의하여 방향과 내용이 목적에 맞게 잘 작성 되었는지, 잘못된 부분이나 누락된 내용은 없는지 점검 한다.
4) 문서를 작성한다.
: 초안 검토를 마친 후에 나온 의견을 바탕으로 문서를 수정하여 검토자의 입장해서 이해하기 쉽게 본안을 작성 하도록 한다. 즉 보고할 문서는 간결하고 명확하게 내용을 전달 하기 위해 6하 원칙에 맞춰 일목요연하게 작성한다.
구분 |
내용 |
비고 |
Who |
- 누가 작성하는가, 누가 행하는가? → 행위 주체, 기안자, 발신자 ,주체자 |
Whom-수취인, 영향범위 |
What |
- 작성 목적은 무엇인가, 무엇을 말하는가? → 핵심 내용(본문), 사실의 대상 |
6하 원칙에 따라 작성 |
When |
- 언제 작성하였는가, 언제 시행하는가? → 작성 일자, 시행 일자, 마감 일자, 개최일 등 |
연월일로 표시 구체적으로 표시 작성 부서/장소 목적을 명확히 하여 결론 유추 구체적인 방법 제시 |
Where |
- 어디서 시행 되는가? → 시행 장소, 회의장소, 개최지역 등 |
|
Why |
- 왜 하는가, 무엇 때문에 하는가 → 시행 이유, 시행 목적, 원인, 기대효과 등 |
|
How |
- 어떻게 실행할 것인가, 어떻게 수행하는가 → 시행 방법, 운영 계획, 진행 방향 등 |
이 밖에 How Much(시간, 인력, 물자가 소요되는가)를 추가 하기도 한다.
5) 보고는 반드시 확인을 거친 뒤에 한다.
: 문서 작성을 마친 후에는 잘못된 부분이나 불필요한 부분, 오탈자 등이 없는지를 반드시 확인 후 제출한다.
● 문서 작성 기본 가이드
1) 요점을 명확하게 작성한다
2) 읽는 사람의 눈높이와 의도를 고려하여 작성한다.
3) 문서 작성의 목적과 내용을 명확하게 나타내며 일관되게 작성한다.
4) 간결한 문장을 사용한다.
5) 문서가 내부 용인가 외부 용인가를 확인하고 그에 맞게 작성한다.
6) 문제를 제기하고 해결방안을 제시한다.
● 문서 작성의 기술
1) 문서를 디자인으로 시스템화 하자.
2) 제목으로 눈길을 끌자
3) 결론부터 먼저 이야기 하자.
4) 체크리스트로 최종 점검을 하자
● 문장력을 키우는 5가지 방법
1) 메모를 한다.
2) 사전을 활용한다.
3) 신문을 읽는다.
4) 글쓰기 연습을 한다.
5) 사례를 활용한다.
[인용 출처]
